Örgüt Yapısının Temel Sorun Alanları

ÖRGÜT TASARIMININ TEMEL SORUN ALANLARI

                                                    
Örgütsel yapı tanımı içinde üç temel unsurun varlığından söz edilebilir

      Örgütsel yapı hiyerarşi içindeki basamak sayısı ve yöneticilerin denetim alanı bu ilişkiler içindedir.

-   Örgütsel yapı bireylerin departmanları, departmanların örgütü oluşturacak şekilde gruplaşmasını belirler.

-   Örgütsel yapı etkili iletişim koordinasyon ve bölümler arası bütünleşmeyi sağlayacak sistemlerin tasarımını esas alır.

 Genel olarak örgüt yapısının temel unsurlarını detaylandırırsak;

-          İş bölümü ve uzmanlaşma

-          Yetki yapısı ve merkezileşme derecesi

-          Karmaşıklık derecesi

-          Denetim alanı genişliği

-          Formalleşme derecesi

-          Bölümlere ayırma

 Örgütsel amaçlara ulaşabilmenin temel koşullarından birisi de örgüt içinde hem yatay hem de dikey bilgi akışının olmasıdır. Söz konusu mekanizmanın dikey bağlantıları ağırlıklı olarak denetim amaçlı oluşturulmuşken, yatay bağlantılar koordinasyon ve işbirliği amaçlı oluşturulmuştur.

 Dikey bilgi bağlantıları, örgütün üst ve alt kademeleri arasındaki faaliyetlerin koordine edilmesi amacıyla kurulurlar. Temel amaç örgütün denetimidir. Bu yaklaşımdaki işletmeler genellikle üç tip yapısal araçtan faydalanır.

Hiyerarşi dikey bilgi bağlantılarının kurulmasına yönelik ilk araçtır. Örgüt şeması üzerindeki bağlantı çizgileri, iletişim kanallarını ifade eder.

Kurallar ve planlar, problemler ve kararlar  tekrar ettiğinde bunlara dayalı kurallar oluşturulur. Böylece çalışanlar bu kurallar etrafında çalışır.

Dikey bilgi sistemleri, dönemsel raporlar, yazılı bilgiler, bilgisayar destekli iletişim bu sistemler arasında sayılabilir.                                                                    

Örgüt tasarımında amaç işletmenin başarısını artırmak için en etkin ve verimli örgütü kurabilmektir. Örgüt tasarımında temel unsurlar şunlardır:

a)İşbölümü, Uzmanlaşma Ve Farklılaşma
İşbölümü, iş basitleştirme olarak da adlandırılabilir. Tek kişinin işin bütününü yapması yerine, işlerin küçük parçalara bölünüp uzmanlaşmış parçalar haline getirilerek bir grup insan tarafından yapılmasıdır.

Örgüt büyüdükçe işlevlerin bölünmesi ve farklılaşma sürecine işlevselleşme (functionalization) adı verilir.İşlevselleşmeyi ortaya çıkaran temel neden , görevlerde farklılaşma yapmaktır. Bu farklılaşma kendini iki yönde gösterir.

Aşağıya Doğru Farklılaşma : Örgüt büyüdükçe belli işlevleri görmek için yeni iş görenler gerekecektir. Bu süreç örgütte yönetsel ve yönetsel olmayan alt kademelerin oluşmasına neden olur. Bu tür farklılaşma aşağı doğru farklılaşmadır. Bu farklılaşma, yöneticinin denetim alanı ile sınırlıdır. Bu sınırlar aşıldığında yönetici kendi altında bir alt yöneticiye (ya da bir kaçına) bu işçilerin sorumluluğunu dağıtmak durumunda olacak böylece örgütsel kademelerin sayısı artacaktır.
Yana Doğru Farklılaşma : Yana doğru farklılaşmada ise aynı düzeydeki işlevlerin birden çok kişilere dağıtılması söz konusudur.Yana doğru farklılaşma örgütler büyüdükçe bölümlere ayırmayla sonuçlanır.
Her iki yöne doğru farklılaşmanın amacı , konunun uzmanları yoluyla , örgütsel amacın başarılmasını kolaylaştırmaktır.

b)Biçimselleşme
Kuralların, düzenlemelerin, iş tanımlarının katı biçimde oluşturularak iş süreçlerinin standartlaştırılması biçimselleşmeyi ifade eder. Standartlaşma konusu koordinasyon mekanizmalarında detaylı olarak ele alınacaktır.
c)Merkezileşme
Yetki, karar alma ve bu kararı uygulatabilme etkinliğidir. Yetkinin tepe de tek veya çok az sayıda örgüt üyesinde toplandığı örgütlerde merkezcil yapıdan, yetkinin astlara ve alt basamaklardaki birimlere dağıtıldığı örgütlerde ise merkezcil olmayan yapıdan bahsedilir. Yani merkezileşme kavramı, örgütte yetkinin toplandığı yerle ilgili bir kavramdır

d)Koordinasyon mekanizmaları

Örgüt içerisinde bu bölümlenme faaliyetlerini yanısıra, örgütün amaçlarına ulaşması açısından bir bütünleşme faaliyeti yani bölümler arasında gerekli koordinasyonun sağlanması da gerekmektedir.
Bir örgütün yapısı iş bölümünün nasıl gerçekleştirildiğiyle, bu işbölümü sonucunda ortaya çıkan farklı işler ve bu işleri yapan kişiler arasında a koordinasyonun nasıl sağlanacağı konusunda verilecek karara bağlı olarak şekillenir.

e) Bölümlere Ayırma:
Belirli yöntemler kullanılarak örgütün birimlere ayrılması ve faaliyetlerin bu birimler arasında dağıtılmasıdır. Bölümlendirme yaparken örgütün temel sorunları göz önüne alınmalıdır.hangi bölümleme türünün örgütün problemlerine en iyi yanıt vereceği araştırılmalıdırcağı konusunda verilecek karara bağlı olarak şekillenir.

       - Fonksiyonlarına göre bölümlere ayırma

       - Sayı temeline göre bölümlere ayırma

       - Coğrafi temele göre bölümlere ayırma

       - Ürün temeline göre bölümlere ayırma

       - Müşteri temeline göre bölümlere ayırma

       - İşlem  veya makine temeline göre bölümlere ayırma

       - Zaman temeline göre bölümlere ayırma

       - Karma örgüt yapısı

Yatay ve Dikey Entegrasyon

Son endüstri devrimi olan 4.0 ile birlikte önemli boyutta büyüme ve gelişme yaşayan şirketler parça üretimden toplu üretime kadar büyük bir gelişim gösterdi.  Firmaların büyümesinde rol oynayan en büyük etkenlerden biri ise bütünleşmek, yani entegrasyondur. Şirketlerin birleşmesi çok hızlı ve etkin bir yöntem olup diğer etkenlere göre daha avantajlıdır

Yatay Entegrasyon : müşteri tipi aynı olan farklı şirketler arasındaki birleşmedir. Bu birleşmedeki asıl amaç, aynı müşteri tipine hitap eden bu şirketlerin pazardaki paylarını arttırmaktır. Bu entegrasyon çeşidi rekabetin çok fazla ve ürünün modasının geçme hızının yüksek olmasıdır. Şirketler, belirsizlikleri azaltmak, AR-GE faaliyetlerine önem vererek rekabet gücünü ve piyasa değerini arttırmak amacıyla yatay entegrasyon sistemine dahil olmaktadır

Bu birleşme çeşidinde aynı sektöre yönelik birden fazla şirket birleştiğinden dolayı, pazarlama ve satışta maliyetlerin düşmesini sağlar. Ürün ya da hizmetlerin en yakın ve en uygun merkezlerden teslimi taşıma maliyetlerini düşürebilir.Geniş bir dağıtım ağı tüketiciler açısından da olumlu nitelendirilebilecek bir faktördür.

Yatay entegrasyon sisteminde aynı sektördeki farklı şirketlerin birleşmesi baz alınır. Her ne kadar pazar payını arttırmak, maliyetleri düşürmek, araştırma çalışmalarına önem vermek gibi olumlu özellikleri olsa da bu durumlar şirketlerin rakip olduğu gerçeğini değiştirmiyor. Bu olumsuzluğu ortadan kaldırmak için ise çeşitli ülkelerde anti-tröst uygulamalar vardır.

Dikey Entegrasyon : Aynı sektörde fakat farklı alt sektörlerde müşterisi olan firmaların birleşme şeklidir. Dikey entegrasyon sistemine örnek olarak araba üreten bir firmanın tekerlek üreten bir firmayla birleşmesi örnek verilebilir. Aynı zamanda bir hava yolu şirketinin bir seyahat şirketiyle veya sigorta şirketiyle birleşmesi de dikey entegrasyona örnektir.

Bu yatay ve dikey entegrasyon ile birlikte örgüt tasarımları değişir. Örgütün en üstünde yer alan kişinin örgütü idare etmesi için daha çok kişiyle görüşmesi bilgi alış verişinde bulunması gerekir. Örgütün hiyerarşisinde değişmeler olur.

 Örgüt içinde; iletişim problemleri, motivasyon problemleri, artan bürokratik maliyetler, emir komuta zincirinde değişmeler, yöneticinin kontrol ettiği astların sayısında artış gibi olumsuz durumlar ortaya çıkar.

Hiyerarşinin Şeklini Etkileyen Faktörler

Yatay farklılaşma, örgütte iş bölümü gereğince oluşan fonksiyon (bölüm, departman) farklılaşmasının bir sonucudur. Yatay farklılaşma sonucu örgüt bölümlere ayrılır. Yatay bölünme de koordinasyon gerektirmektedir.Bu nedenle örgüt yapısındaki fonksiyonel bölünme, ürün temelli bölünme, coğrafi bölge esasına göre bölünme, müşteriye göre bölünme incelenmelidir.

Merkezileşme düzeyi Merkezileşme ya da merkezileşmeme, organizasyonlardaki karar verme yetkisinin kademeler arasında dağıtımıyla ilgilidir. Eğer bu yetki alt kademelere doğru kaydırılmaz ve yalnızca üst yönetimle sınırlı tutulursa merkezi bir yönetimden, yetki alt kademelere kaydırılırsa merkezleşmemiş bir organizasyon yapısından söz edilir

Standartlaşma düzeyi mal veya hizmet için benimsenecek temel ölçü ve niteliklerin belirlemesiyle; madde, mamul, metot ve hizmetleri saptanan ölçü ve sınırlara uygun olarak bir örnek hale getirme işlemidir. 

İnformal Örgütün Etkisi : Karar verme ve koordinasyon sıklıkla insan etkileşimleri gibi formal olarak düzenlenmiş kanalların dışında yer alır Kurallar ve normlar, bazen formal kural kaynaklarından değil, insan etkileşimlerinden doğar                                       İşin informal normları bozulabildiği için, yöneticilerin, değişikler yapacakları zaman informal yapıyı dikkate almaları gerekir.

Handy ’in yonca biçimindeki modeli sınırsız örgütlerin en önemli örneğidir. Bu modelde birinci yaprak; yönetici, teknik elemanlar ve profesyonellerden oluşan ve örgütün ayakta kalmasını sağlayan temel iş gören grubunu oluşturur. Bu iş görenler yüksek beceriye sahip kimliğini örgütten alan kişilerdir. İkinci yaprak; örgütün dışarıdan sağladıkları tedarik, dağıtım ve kontrol gibi ihtiyaçları karşılayan uzman kişi ve kurumları temsil eder. Üçüncü yaprak ise; geçici iş görenleri kısa süreli çalışanları temsil eder. Bu örgütte bürokrasi engeli olmadan fırsat ve tehditlere hemen cevap verebilmesidir