Örgüt Yapısını Tasarlama: Otorite ve Kontrol

Örgüt Yapısını Tasarlama: Otorite ve Kontrol

                                                                                   

Otorite: Weber'e göre otorite, belirli bir organizasyon mensuplarının istekli ve şartsız olarak üstlerinin talimatına uymalarıdır. Çünkü, bunlara göre üstlerin bu tür talimat vermeye yasal hakları vardır ve astlar için bu talimata uymamak yasal değildir.

H. Fayol ise otoriteyi "emir verme ve itaat bekleme hakkı" olarak tanımlamıştır.

Şu hale göre, otorite kişiye örgüt tarafından verilen karar verme ve astlarının davranışlarım belirleme hakkıdır. Bu hak o kişiye o mevkiyi işgal ettiği için verilmiştir. Hak o mevkiye bağlıdır. O mevkiyi kim işgal ederse bu hakkı o kullanacaktır. Bu anlam­da otorite formal otoritedir.

Otorite konusu ile ilgili bir diğer yaklaşım "kabul teorisi" olarak bi­linen ve C. Barnard tarafından geliştirilen yaklaşımdır. Barnard'a gö­re bir kimsenin otoriteye sahip olması, üst kademenin o kimseye be­lirli hakları vermesi ile değil, fakat o kişinin astlarının, verilen emir­lere uyup uymamaları ile belirlenir. Haberleşme ile otoriteyi ilişkilendiren bu görüşe göre, bir yönetici ancak, astları, kendisinin verdiği emirleri (mesajları) kabul edip gereğini yapıyorlarsa, otorite sahibi­dir

Otorite, ancak bir güç kullanım şeklidir. Formal otorite, başkalarını etkilemenin yasallaştırıldığı bir güç şeklidir. Veya daha genel bir deyişle, otorite gücün kurumlaştırılmış şeklidir. Güç, otoriteyi de içeren daha geniş bir kavramdır. Çünkü örneğin, for­mal otoritesi olmadan da bir kişinin başkalarını etkilemesi mümkün­dür. Dolayısıyla otorite, güç kaynaklarından birisidir.

Bazen, bir yöneticinin, formal otoritesi dışındaki güç kaynakları­nı kullanarak astlarını etkilemesi "informal otorite" veya "gayri-resmi otorite" olarak da adlandırılmaktadır. Ancak, bu kavramla daha çok kişinin şahsına bağlı kaynakları kullanması (bilgisi, tecrübesi vs.) ifade edilmektedir. Dolayısıyla informal otorite ile güç kavramı eş anlamlı değildir. İnformal otorite de, formal otorite gibi, bir çeşit güç kaynağı olarak düşünülmelidir.

Weber bu çerçevede toplumsal eylem ti- polojisine büyük ölçüde paralel olarak geleneksel otorite, karizmatik otorite ve yasal otorite olmak üzere ideal tipte üç otorite ve örgüt biçiminden söz etmektedir (Bozkurt, 2007, s.216-218).

Geleneksel otorite: Weber’e göre, tarihsel süreç içinde güç-otorite ilişkisinin ilk örneğini geleneksel otorite oluşturmaktadır. Bu otorite tipinin kaynağını gelenekler oluşturmaktadır. Liderin yönetimi gelenekler tarafından kabul görmekte ve uygulamaları ise keyfi ve kişisel olabilmektedir. Lider (ör. kral) konumunda olan bu insanlar, otoritelerini miras yoluyla elde ederler. Bu insanların kutsal olduklarına inanılır. Geleneksel otoriteyi elinde tutan kişi, bir efendi olarak algılandığı için geleneksel otoritenin olduğu yerlerde kanunlar yerine efendilere itaat edilmektedir. Liderin altında çalışan görevliler resmi görevli değil fakat liderin kişisel hizmetçileridir. Geleneksel otoritenin olduğu toplumlarda efendinin verdiği emirlerin yerine getirilmelerinin koşulu, bu emirlerin geleneklerle uygun olmasına bağlıdır.

Karizmatik otorite: Meşruluğunu lider kişinin kişisel özelliklerinden, kutsallığından, kahramanlık gücünden alır. Toplumun meşruluğunu kabul ettiği karizmatik lidere olan bağlılığı tamdır. Bu bağlılık gelenekler ile karşıtlık oluşturabilir. Lidere olan bağlılıkta esas unsur karizmatik otoritenin olağanüstü kişisel özelliklerine olan inancın yüksek olmasıdır. Karizmatik otorite tipinin ortaya çıkmasında toplumsal koşullar önemli bir rol oynamaktadır. Özellikle toplumun içine düştüğü kriz ve kargaşa dönemlerinde karizmatik otorite, tolumun kendisi ta- rafından yaratılır. Karizmatik liderlerde aranan özellikler, o liderin sosyal statü ve mesleki uzmanlık bilgisi ile ilgili değildir. Toplumun karizmatik liderden beklediği en önemli şeylerden biri kendilerine olan bağlılığın derecesidir. Hitler, Gandi, Le- nin, Atatürk gibi isimleri karizmatik otorite tipine örnek olarak verebiliriz.

Yasal otorite: Bu otorite tipinin meşruluğu akılcı ilkelere göre oluşturulmuş kanunlara dayanmaktadır. Geleneksel ve karizmatik otorite tipinden farklı olarak, insanların bu otorite tipine itaat etmelerinin nedeni kanunların üstünlüğüne olan inançlarıdır. Yasal otorite tipinde liderler ve bürokratlar kendi güçlerini kanunların sınırları ve bu kanunların belirlediği kurallar çerçevesinde uygulatmaktadırlar. Yasal otorite tipinin yönetim (örgüt) aygıtı bürokrasidir. Liderler ve bürokratlar halkın hizmetkârı olarak görülmektedir. Geleneksel otorite tipinde olduğu gibi liderlere tanrısal ve kutsal anlam yüklenmez. Tam tersine emir verme yetkisine sahip kişiler rasyonel kurallar çerçevesinde davrandıkları sürece meşru sayılırlar. Bu otorite tipinde insanlar, aslında liderlere değil kurallara itaat etmiş olurlar. Emretme gücüne sahip insanlar bulundukları konuma yasalarca düzenlenen kurallara göre atanmaktadır veya kanuni usullere göre atanırlar. Atandıkları makamlar geçicidir ve o makamlara sahip olamazlar. Sonuç olarak yasal otorite tipi gücünü ve meşruiyetini kanunların üstünlüğünden almaktadır.(Ritzer, 1996, s.128).

Yatay ve Dikey Entegrasyon

Son endüstri devrimi olan 4.0 ile birlikte önemli boyutta büyüme ve gelişme yaşayan şirketler parça üretimden toplu üretime kadar büyük bir gelişim gösterdi.  Firmaların büyümesinde rol oynayan en büyük etkenlerden biri ise bütünleşmek, yani entegrasyondur. Şirketlerin birleşmesi çok hızlı ve etkin bir yöntem olup diğer etkenlere göre daha avantajlıdır

Yatay Entegrasyon : müşteri tipi aynı olan farklı şirketler arasındaki birleşmedir. Bu birleşmedeki asıl amaç, aynı müşteri tipine hitap eden bu şirketlerin pazardaki paylarını arttırmaktır. Bu entegrasyon çeşidi rekabetin çok fazla ve ürünün modasının geçme hızının yüksek olmasıdır. Şirketler, belirsizlikleri azaltmak, AR-GE faaliyetlerine önem vererek rekabet gücünü ve piyasa değerini arttırmak amacıyla yatay entegrasyon sistemine dahil olmaktadır

Bu birleşme çeşidinde aynı sektöre yönelik birden fazla şirket birleştiğinden dolayı, pazarlama ve satışta maliyetlerin düşmesini sağlar. Ürün ya da hizmetlerin en yakın ve en uygun merkezlerden teslimi taşıma maliyetlerini düşürebilir.Geniş bir dağıtım ağı tüketiciler açısından da olumlu nitelendirilebilecek bir faktördür.

Yatay entegrasyon sisteminde aynı sektördeki farklı şirketlerin birleşmesi baz alınır. Her ne kadar pazar payını arttırmak, maliyetleri düşürmek, araştırma çalışmalarına önem vermek gibi olumlu özellikleri olsa da bu durumlar şirketlerin rakip olduğu gerçeğini değiştirmiyor. Bu olumsuzluğu ortadan kaldırmak için ise çeşitli ülkelerde anti-tröst uygulamalar vardır.

Dikey Entegrasyon: Aynı sektörde fakat farklı alt sektörlerde müşterisi olan firmaların birleşme şeklidir. Dikey entegrasyon sistemine örnek olarak araba üreten bir firmanın tekerlek üreten bir firmayla birleşmesi örnek verilebilir. Aynı zamanda bir hava yolu şirketinin bir seyahat şirketiyle veya sigorta şirketiyle birleşmesi de dikey entegrasyona örnektir.

Bu yatay ve dikey entegrasyon ile birlikte örgüt tasarımları değişir. Örgütün en üstünde yer alan kişinin örgütü idare etmesi için daha çok kişiyle görüşmesi bilgi alış verişinde bulunması gerekir. Örgütün hiyerarşisinde değişmeler olur.

 Örgüt içinde; iletişim problemleri, motivasyon problemleri, artan bürokratik maliyetler, emir komuta zincirinde değişmeler, yöneticinin kontrol ettiği astların sayısında artış gibi olumsuz durumlar ortaya çıkar.

Hiyerarşinin Şeklini Etkileyen Faktörler

Yatay farklılaşma, örgütte iş bölümü gereğince oluşan fonksiyon (bölüm, departman) farklılaşmasının bir sonucudur. Yatay farklılaşma sonucu örgüt bölümlere ayrılır. Yatay bölünme de koordinasyon gerektirmektedir.Bu nedenle örgüt yapısındaki fonksiyonel bölünme, ürün temelli bölünme, coğrafi bölge esasına göre bölünme, müşteriye göre bölünme incelenmelidir.

Merkezileşme düzeyi Merkezileşme ya da merkezileşmeme, organizasyonlardaki karar verme yetkisinin kademeler arasında dağıtımıyla ilgilidir. Eğer bu yetki alt kademelere doğru kaydırılmaz ve yalnızca üst yönetimle sınırlı tutulursa merkezi bir yönetimden, yetki alt kademelere kaydırılırsa merkezleşmemiş bir organizasyon yapısından söz edilir

Standartlaşma düzeyi mal veya hizmet için benimsenecek temel ölçü ve niteliklerin belirlemesiyle; madde, mamul, metot ve hizmetleri saptanan ölçü ve sınırlara uygun olarak bir örnek hale getirme işlemidir. 

İnformal Örgütün Etkisi : Karar verme ve koordinasyon sıklıkla insan etkileşimleri gibi formal olarak düzenlenmiş kanalların dışında yer alır Kurallar ve normlar, bazen formal kural kaynaklarından değil, insan etkileşimlerinden doğar                                       İşin informal normları bozulabildiği için, yöneticilerin, değişikler yapacakları zaman informal yapıyı dikkate almaları gerekir.

Max Weber karar verme otoritesini ve kaynaklar üzerindeki kontrolü etkili bir şekilde dağıtan bir hiyerarşi tasarlamıştır

1. İlke: bürokrasi rasyonel-yasal otorite kavramı üzerine kurulmuştur

Rasyonel-yasal otorite: bir kişinin örgütteki pozisyonu nedeniyle sahip olduğu otorite

Hiyerarşi kişisel ihtiyaçlara değil, görevin gereklerine dayanmalıdır

İnsanların tutumları ve inançları bürokrasinin işleme şekli üzerinde bir rol oynamaz

2. İlke: Örgütsel roller sosyal statü, akrabalık ya da soy nedeniyle değil, teknik yeterlilikler temeline dayandırılır

3. İlke: Bir rolün görev sorumluluğu ve karar verme otoritesi ile örgütteki diğer rollerle ilişkisi açıkça belirlenmelidir

Rol çatışması: iki ya da daha fazla insan diğer bir kişinin yapacağı işler konusunda farklı görüşlere sahip olduğu zaman, o kişi hakkında çatışan talepler yaratır

Rol belirsizliği: görevleri ya da otoritesi açıkça tanımlanmayan bir kişi için ortaya çıkan belirsizlik

4. İlke: Bir bürokrasideki rollerin örgütlenmesi, hiyerarşideki daha alt ofislerin her birinin daha üstteki bir ofisin kontrolü ve nezareti altında olması şeklindedir

Örgütler hiyerarşik olarak düzenlenmelidir, böylece insanlar emir komuta zincirini kabul edebilirler

5. İlke: kurallar, standart işleyiş prosedürleri, ve normları örgütteki roller arasındaki ilişkileri ve davranışları kontrol etmek için kullanılmalıdır

Kurallar ve standart işleyiş prosedürleri belirli bir amacı başarmak için düşünülmüş faaliyetleri belirleyen yazılı talimatlardır

Kurallar, standart işleyiş prosedürleri, ve normlar insanların beklentilerini aydınlatır ve yanlış anlaşılmaları önler

6. İlke: yönetsel-idari faaliyetler, kararlar ve kurallar formülleştirilmeli ve yazılı hale getirilmelidir

Bürokrasinin Avantajları

Örgüt üyeleri arasındaki etkileşimleri etkili bir şekilde kontrol eden bir örgütsel hiyerarşiyi tasarlayarak temel kuralları hazırlar

Örgütteki her bir kişinin rolü açıkça belirlenir ve hesap verebilir durumda tutulurlar

İşgörenlerin ödüllendirilmesi ve cezalandırılmasını öngören yazılı kurallar yürütme maliyetlerini ve işgörenlerin performansını değerleme maliyetlerini azaltır

Pozisyonu kişiden ayırır

İnsanlara becerilerini geliştirme fırsatı sağlar ve onları haleflerinin önüne geçirir

Kontrol

Kontrol, mevcut iş başarısının ölçülmesi ve başarının belirlenen hedefleri gerçekleştirme olasılığının saptanmasıdır. Kontrolün temeli, mevcut faaliyetlerden elde edilen sonuçların planlama sürecinde belirlenen amaçlara karşı denetlenmesinde yatar. Bu bakımdan planlama ile kontrol birbirinden ayrılmaz iki kardeş gibidir

Kontrol işlevi üç ana tipe ayrılır: Ön kontrol, süreçler sırasında kontrol ve son kontrol. Ön kontrol, kaynakların örgüte girişi sırasında, süreç sırası kontrol, malın üretimi sırasında, son kontrol ise ürün çıktıktan sonra yapılan, kontroldür.

Ön Kontrol: Bu tür kontrol koruma amacı güder. Örgütsel amacın etkili bir biçimde başarılması için kullanılacak araçların örgüte girişi sırasında denetlenmesine yarar.

Süreç Sırası Kontrol: Bu tür kontrol, hizmetin ya da ürünün elde edilmesi sırasında yapılan denetimdir. Genellikle gözlem ya da üst ile astın görüşmesiyle yapılır

Son Kontrol: Ürün elde edildikten sonra standartlarla karşılaştırılmasıdır. Süreç sırası kontrole benzemekle birlikte bazı farklılıkları vardır. Süreç sırası kontrol iş devam ederken, son kontrol ise faaliyet tamamlandıktan sonra yapılır. Ayrıca süreç sırası kontrol yakın amir tarafından, son kontrol ise bu amirle birlikte daha üstteki amirle ya da bu işte uzmanlaşmış kişilerce yapılır.

Herhangi bir kontrol sistemi çeşitli nedenlerle başarılı olmayabilir. İşte, yönetici bazı noktaları göz önünde bulundurarak bu tür olumsuzlukları an alt düzeye indirebilir ve etkili bir kontrol sistemi oluşturabilir.

Etkili bir kontrol sistemi için gerekli koşullar şunlardır:

- Anlaşılabilirlik                                                       - Ekonomiklik

- Örgütsel yapıya uygunluk                                     - Düzeltici eylemi göstermesi

- Sapmaların derhal bildirilmesi

- Duruma uygunluk ve yeterlik

- Esneklik