Örgüt Yapısını Tasarlama

Örgüt Yapısını Tasarlama: Uzmanlaşma ve Koordinasyon

                                                                                  

Bir örgütün yapısı: “İşlerin farklı görevlere bölünmesi ve daha sonra da bu görevler arasındaki uyumlaştırmanın başarılma yollarının toplamı” şeklinde basitçe tanımlanabilir. Örgüt yapısında uzmanlaşma ve koordinasyon işgörenin neye önem vereceği, koordinasyon faaliyetlerinin kolaylığını, malları ve hizmetleri üretmenin hızı, işleri yönetmenin maliyeti, hangi işgörenin birbiriyle bağlantı kuracağı ve etkileşim halinde olacağını belirlemesinde yardımcı olur.

Fonksiyonel Organizasyon Yapısı

Kurucusu TAYLOR’dur.Bu modelin en belirgin niteliği işletmede yer alan fonksiyonların yürütülmesini uzman elemanlara bırakmaktır. Modern işletmelerin sürekli büyümesi iş bölümü ve uzmanlaşmayı kaçınılmaz kıldığından fonksiyonel örgüt modeli giderek önem kazanmıştır. Bir yönetici kendisine bağlı astların dışında bir başka ünitenin astları ile de ilişkiler kurabilmekte ve emir verebilmektedir. Burada önemli olan yöneticinin kendi konusunda gerçekten uzman kişi olması ve diğer ünitelere yardımcı olabilecek bir örgütsel düzenlemeye gidilmesidir.

Fonksiyonel organizasyon yapısında ileri sürülen düşünce, yöneticilerin bir çok fonksiyonları yüklenmesi yerine, yeteneklerin en uygun olduğu belirli bir fonksiyonda görev alması görüşüne dayanır.

Üstünlükleri  

 

İş bölümü ve uzmanlaşmadan en etkin biçimde yararlanılır. Bireyin yaratıcılık ve yapıcılık gücü fonksiyonel  otorite içinde dinanizm kazanır. Her işgören birden çok yönetici ile ilişki kurduğundan eğitim ve denetim kolaylaşır. Uyumlu, esnek ve güvenli bir çalışma ortamı kolaylıkla sağlanır. İşgörenin yeteneklerinden en etkin biçimde yararlanmak istendiğinden, işgören bundan hoşnut kalacak ve kendi kişiliğine kavuşacaktır.

Sakıncaları

Otorite birliğinin büyük ölçüde sekteye uğramasıdır. Uzman elemanların kullanılması bir ilke olarak benimsendiğinden bu elemanlardan biri ayrıldığında önemli bir boşluk ve sorun çıkacaktır. İşgörenin birden çok yöneticiden emir alması onun moralini olumsuz yönde etkileyecektir. Kuramsal açıdan uzmanlık sınırları içinde otrorite sağlanması savunulabilir ama, uygulamada otorite çatışması çoğu kez kaçınılmaz olmaktadır. Bir asta birden çok kişinin emir vermesi, yetki sınırları iyi çizilmemiş ise emir verenler arasında yetki çatışmasına yol açabilir.

Fonksiyonel yapı şu koşullarda uygudur:  Eğer örgüt benzer ürünlerden sınırlı sayıda üretiyorsa, Bu ürünleri bir ya da birkaç yerde üretiyorsa, Bu ürünleri yalnızca genel bir müşteri ya da tüketici kesimine satıyorsa.

Örgütler büyüdükçe, birbirinden farklı olan çok sayıda ürün üretmeye başlarlar Aynı zamanda, farklı müşterilere hizmet vermek için üretimlerini çok sayıda yerleşim alanlarında üretimlerini artırırlar. Bunun sonucunda örgütlerde dikey farklılaşmada artış, yatay farklılaşmada artış ve bütünleştirmede artış meydana gelir.

Dikey farklılaştırmada aynı düzeyde bulunan organlar arasında koordinasyonu kolaylaştırıcı fonksiyonel ilişkiler kurulmaktadır. Devamlı çizgiler ile gösterilen ilişkiler dikey örgüt modelinin özgün niteliğini yansıtmaktadır.

Bu örgüt modelinin en belirgin sakıncası dikey organlar ile fonksiyonel organlar arasında zaman zaman görülen çatışmadır. Bu organlar arasında eğer bir sürtüşme varsa, fonksiyonel organların gerektirdiği gibi çalışmaması, çoğu kez eksik ya da yanlış bilgi verme olasılığı vardır. Kısacası dikey farklılaştırma alt birimler arasında dikey olarak koordinasyon sağlamak için bir otorite hiyerarşisi yaratmadır. Yatay farklılaştırma ise bir alt birim içinde kontrolü arttırmak için ayrı alt birimler yaratmadır. Bütünleştirme ise alt birimler arasındaki koordinasyonu geliştirmek için yatay olarak bir görev gücü gibi birleştirme mekanizmaları yaratmadır.

Örgütler çok sayıda ürün, bölge ya da müşterilerle çalışırken ortaya çıkan kontrol problemlerini çözmek için yaygın olarak çok bölümlü yapıya uyarlanırlar ve genellikle ürün temeline göre ayrılma görülür.

Ürün Bölüm Yapısı

Ürün temeline dayanan organizasyon yapısında işletme, ürün, proje ve program temeline dayanarak bölünür. Bu çeşit bölümlemeye gitme işletmenin ihtiyaç veya özelliğinden ileri gelir. Bu sistem büyük bir işletmeyi, küçük ve esnek yönetim birimlerine böler. Bu bölümler fonksiyonel organizasyon büyüdüğünde, küçük fonksiyonel organizasyonun üstünlüklerini tekrar elde eder. Bu sistemde her ürün bir organizasyon birimi altında toplanır. Bu yapının sayesinde Çalışanların üretim tesislerinde ve teknik elemanların tecrübe ve bilgide uzmanlaşmasını sağlar. Dikkat ve çabalar ürün hattı üzerinde yoğunlaşır. Böylece bir ürünü çevreleyen çeşitli faaliyetler arası uyum daha kolay olur. Üretim tesislerinde ürün hatlarında büyüme kolaylaşır. Çeşitli ürün veya ürün gruplarının geliştirilmesi sağlanır. Ancak Bu sistem büyük kaynakların kullanıldığı işletmelerde baskı unsuru yaratabilir. Belirli ürünlere, müşterilere ve pazarlara veya bölgelere verilen dikkatin azalmasına neden olabilir. Merkezle bölümler arası çatışmalar yaratacak durumlar ortaya çıkabilir

Coğrafik Yapı

Şirketlerin yaşadığı kontrol problemleri coğrafi bir alandan kaynaklandığı zaman, coğrafik bölüm yapısı daha uygun olur Örgütün temel yetenekleriyle farklı coğrafi bölgelerdeki müşterilerin ihtiyaçlarıyla birleştirmek için yapısını ayarlamasına fırsat verir Bazı fonksiyonların merkezleşmesine ve bazılarının merkezleşmemesine fırsat verir Organizasyonun faaliyetleri geniş bir coğrafik alana yayıldığı zaman bölge temeline dayanan organizasyon yapısı daha uygun olabilir. Büyük işletmelerde ulusal ve uluslararası düzeyde müşterilerine iyi hizmet vermek istediği zaman kullanılabilir. Üretimin merkezde yapılması yerine yöresel fabrikalara yayılarak yapılması bazı yararlar sağlar, hammadde, malzeme, işgücü ve depolama giderlerinde üstünlükler sağlanabilir. Ancak sakınca olarak Fabrika müdürü, mağaza yöneticisi gibi genel yönetici niteliğine sahip çok sayıda yöneticiye ihtiyaç vardır. Çok çeşitli mal üreten işletmeler açısından sorunlar çıkar. Böylesi işletmeler bölgesel koordinasyon kurmada zorlanabilir

Pazar Yapısı

Pazar yapısı fonksiyonel beceriler ile faaliyetleri farklı müşteri gruplarının ihtiyaçlarıyla birleştirir Her bir müşteri grubu farklı bir pazarlama odağına sahiptir, ve her bir grubun işi özel müşterilerinin ihtiyaçlarına uygun ürünler geliştirmektir Her bir müşteri grubu merkezleşmiş destek fonksiyonlarından yararlanır

Matriks Yapı

Matriks örgüt yapısı sosyo-teknik sistemlerin ihtiyaçlarını cevap vermede ve organik örgüt yapılarını geçişi sağlamada önemli rol üstlenen bir gelişmeyi ifade eder. Matriks örgüt modelinin en önemli özellikleri arasında şunlar sayılabilir. Örgüt üyeleri iki ayrı üste karşı sorumludur. Dikey ilişkiler yanında yatay ilişkilerde oluşmaktadır. Burada fonksiyonel hizmetlere ilişkin olmak üzere iki ayrı yapı bulunmaktadır. İki örgüt yapısı matriks örgüt yapısında yer almaktadır. Bunun nedeni iki yapının olumlu yönlerini tek bir yapıda birleştirmektir. Fonksiyonel yapı, fonksiyonel örgüt modelindeki üretim, pazarlama, personel gibi birimler ile ilgilidir. Mal tipi yapı ise işletmenin ürettiği mal ve hizmetler veya gerçekleştirmeyi düşündüğü projelerle ilgilidir. Matriks örgüt yapısında bir yönetici bir üretim biriminin üyesi olabilir.Bu fonksiyonel bağlantıyı gösterir. Dolayısı ile bu yönetici üretim müdürüne karşı sorumludur.

Matriks örgüt yapısında  fonksiyonel yöneticiler kaynakların dağıtımı, işin teknik yönünün fiilen yapılması, gerekli teknolojilerin geliştirilmesi ve kullanılması konularından sorumludur. Proje yöneticileri ise, projenin zamanında bitirilmesi, mal dizaynı, bütçe sınırları içinde kalınması gibi  konulardan sorumludur. Bu durumda iki ayrı amaç ve bakış açısının çatışmaması için yöneticiler anlaşmazlıklarını tartışarak çözebilirler. Matriks yapıda değişik davranışlar önemli bir role sahiptir. Bu açıdan matriks yapı, birimler arası ilişkilerin yanında başka unsurlarıda içine alır.

Network Yapı

Network yapı: eylemleri formal bir otorite hiyerarşisi yerine anlaşmalar ve sözleşmelerle koordine edilen farklı örgütlerin oluşturduğu bir kümedir Şirketler tedarikçiler, üreticiler ve dağıtıcılarla yapılan anlaşmalarla şekillendiği için çok karmaşıktır Örgüt ürünler ve hizmetlerin üretimi ve pazarlanmasında yer alan değer yaratma faaliyetlerini dış kaynaklardan sağladığı için bu tür anlaşmalar zorunludur.

Şebeke organizasyonlar, bir mal veya hizmet üretmek için iki veya daha fazla kuruluşun aralarında işbölümüne giderek uzun süreli işbirliğine yönelmelerinden ortaya çıkan organizasyon modelidir. 3Şebeke organizasyonlar farklı analizlerle oluşmuş yapılar arasındaki ilişkileri sağlamlaştırıp; süreçleri, amaçları ve yapıları bu ilişkiler üstüne kurmayı ilke edinir. Şebeke organizasyon daha az hiyerarşik bir yönetim modeline sahiptir ve yapılar arasındaki iletişim birtakım araçlarla değil doğrudan yapılmaktadır.

Network Yapının Yararları

Bir network ortağının belirli bir fonksiyonel faaliyeti güvenilir bir şekilde, ve daha düşük maliyet düzeyinde yapma derecesine göre, üretim maliyetleri azaltılır Karmaşık bir örgüt yapısının işleyişinin yüksek bürokratik maliyetlerinden kaçınılır Bir örgütün organik bir şekilde faaliyet göstermesine fırsat verir Network ortakları, standartlara uygun çalışmadıklarında değiştirilebilirler

Zararları

Grupların etkileşimlerine fırsat vermek için önemli ölçüde karşılıklı ayarlama gereklidir; böylece ürünleri sürekli olarak geliştirebilirler ve birbirlerinden öğrenebilirler Karmaşık bir değer yaratma sürecini kontrol etme yeteneği güçtür, çünkü yöneticiler çeşitli network ortaklarını etkili bir şekilde koordine etmek ve motive etmek için gerekli araçlardan yoksundurlar

Sınırsınz Örgüt

Sınırsız örgüt: bilgisayarlar, fakslar, CAD sistemleri ve video konferanslarla birbirine bağlanan insanlardan oluşmuştur Dış kaynak kullanımı ve network/ağ örgütün gelişimi hızla artmaktadır; çünkü örgütler maliyetleri azalttığının ve esnekliği artırdığının farkındadırlar. Sınırsız örgütleri coğrafi bölgelerdeki işletmelerin belirli ürünlerin üretilmesi amacıyla haberleşme teknolojisi yardımıyla birbirlerine bağlanan, uyumlu hale gelen ve sanki tek bir işletme varmış gibi çalışan bir örgüt olarak tanımlamak mümkündür. Sınırsız örgüt, çalışanların belli bir yerde toplanmadığı değişik mekanlardaki işletmelerin bir ürün veya hizmetin üretiminin belirli safhalarında yer aldığı, bilgisayar olanaklarıyla sürekli haberleşme içinde bulunan ve sanki tek bir örgüt gibi müşterilerine mal ve hizmet sunan bir örgüttü. Sınırsız örgütler coğrafi olarak dağınık görünüşlü uluslararası farklı bir çok yasal varlığın bir araya gelmesinde oluşmuştur. Sınırsız örgütün yapısal iki ana özelliği vardır

1. Bütünü oluşturan operasyonların karşılıklı dayanışması,

2. Bunlar arasındaki sorumluluğun dağıtımıdır.

Bir çok açıdan sınırsız örgüt, örgüt içi harici kontrol stratejilerinin uzantısıdır. Sınırsız örgütte önemli olan şirketlerin kendilerine en uygun alanlara yoğunlaşmalarına izin verilmesi ve diğer işleri dışarıdaki firmalarla anlaşmalar yoluyla yürütebilmesidir. Böylelikle uzmanlaşma ve koordinasyon sağlanır