Karar Verme, Öğrenme, Bilgi Yönetimi, Bilişim Teknolojileri

Karar Verme, Öğrenme, Bilgi Yönetimi, Bilişim Teknolojileri

                                    

1.Karar Verme

Karar verme, eyleme geçmek için mevcut alternatiflerden birinin seçilmesi süreci olarak tanımlanır (Nutt, 1976:84). , Mintzberg (1976)’in ifadesine de uygun olarak,    eylem için gerekli unsurların tanımlanmasıyla başlayan ve eylem için spesifik bir yargının oluşmasıyla biten dinamik faktörler ve faaliyetler serisi olarak tanımlanmıştır”

En temel noktadan bakıldığında yönetim eyleminin temelinde en az bir amaç belirleme durumunun varlığı görülmektedir. İşte tam bu esnada ilk karar verilmektedir. Yani, yönetim eylemi karar verme eylemi ile iç içe gerçekleştirilmektedir. Amacı olmayan bir yönetim eyleminden bahsetmek mümkün değildir. Çoğu durumda bu amacın gerçekleştirilmesi için alt amaçların veya hedeflerin de belirlenmesi ihtiyacı da ortaya çıkabilmektedir. Ve yine her bir alt amacın ve hedefin belirlenmesinde bir karar verme eylemi söz konusu olmaktadır.

Karar verme, Cosgrave (1996) tarafından bütün yöneticilerin en önemli görevlerinden biri olarak tanımlanmıştır (Cosgrave, 1996:28). Karar verme davranışı, büyük oranda, yöneticilerin davranışlarını özetleyen 3397 ve yöneticileri toplumdaki diğer mesleklerden ayırt eden bir eylemdir (Harrison, 1996:46).

Başarılı  şirketler, rakiplerine karşı en az üç farklı yolla rekabet üstünlüğü sağlarlar, bunlar; başarılı şirketler rakiplerine nazaran, daha doğru kararlar alırlar, daha hızlı karar alırlar, aldıkları kararları daha verimli bir  şekilde uygularlar (Mclaughlin, 1995:443). Bütün yönetsel sorumluluklarda, yönetme ve liderlik edebilme kabiliyeti, ilk olarak etkin kararlar verebilme ile geliştirilebilir, çünkü kararlar eylemlerin temellerini oluşturmaktadırlar (Rausch, 2003:979).  

Örgütlerde karar verme eylemi temel olarak, örgütün değerleri ve amaçları ile ilişkilidir. Karar vermede başarılı olabilmek için, örgütün lideri, örgüt içerisindeki bireysel değerler ve kültürü, gözden geçirmeli ve örgüte uygun olan bir karar verme yöntemini seçmelidir. Eğer ki karar, doğru değerleri yansıtmıyorsa, bu karar muhtemelen örgüt içerisindeki tansiyonu yükseltecek ve başarısız olacaktır (Briggs ve Little, 2008:18‐22). Çünkü kültür, bir organizasyonun karar verme yönteminde yaşamsal bir rol oynamaktadır (Yousef, 1998:366).

Harrison ve Pelletier (2000) karar verme sürecini aşağıdaki gibi açıklamıştır.

1. Yönetsel amaçların oluşturulması, 2. Amaçların tekrar gözden geçirilerek amaca ulaşabilmek için alternatiflerin araştırılması, 3. Alternatiflerin karşılaştırılması ve değerlendirilmesi, 4. Alternatiflerden birinin seçim eylemi, 5. Kararların uygulanması, 6. Uygulamanın takip edilmesi ve kontrol edilmesi (Harrison ve Pelletier, 2000:463).  

Karar verme süreci ile ilgili olarak birçok araştırmacı özde benzerlik detayda farklılık gösteren çok sayıda süreç tanımlamışlar ve yine birbirlerine özde benzerlik gösteren birçok yorumda bulunmuşlardır. Karar verme süreci ile ilgili olarak Mintzberg ve Westley (2001)’in yorumları ise şu şekildedir:  

Karar verme süreci açık bir şekilde şöyle tanımlanabilir; 

1. Tanımlama

2. Teşhisi koyma   

3. Dizayn etme   

4. Karar verme (Mintzberg ve Westley, 2001:89).  

2.Öğrenme

Argyris ve Schön örgütsel öğrenmeyi “hata tespit ve düzeltme süreci” diye tanımlamaktadır

Öğrenme, örgütteki bireylerin sorun oluşturan bir durumla karşı karşıya kaldıkları ve örgüt genelinde onu araştırdıkları durumda oluşur. Bireyler, oluşan gerçek durumla beklenilen sonuçlar arasında uyumsuzluk olduğunu fark eder ve uyumsuzluğa düşünme süreci ve daha ileri bir eylemle tepkide bulunurlar. Bu durum bireylerin örgüt imajını veya örgütsel olayları kavrayış şekillerini değiştirmelerine ve hareketlerini yeniden şekillendirmelerine öncülük eder ve böylelikle beklentileri su yüzüne çıkar ve mevcut kullanılan teoride de değişim meydana gelir.(Argyris ve Schön,1996:16)

McGill ve Slocum’a göre örgütsel öğrenme, örgütlerin deneyimlerinin özellik, şekil ve sonuçlarının farkına vardıkları ve bu deneyimleri anlamaya yönelik zihni modeller geliştirdikleri işlemler bütünüdür. Öğrenen örgütler kendi deneyimlerini şekillendirerek ve işlemlerden öğrenerek neyin etkili olduğunu keşfederler. Öğrenen örgütler sürekli çevresini tarayan, kendini uyaran ve kontrol eden örgütlerdir.(McGill ve Slocum,1993:67)

Garvin öğrenen örgütleri, “bilgi yaratımında, ediniminde ve transferinde yetenek kazanmış ve yeni bilgi ve anlayışın aktarımı için davranışlarını uyumlaştırmış organizasyondur” diye tanımlamaktadır. Öğrenmenin oluşabilmesi için yeni fikirler gereklidir. Kaynağı ne olursa olsun bu fikirler örgütsel ilerleme için dürtü sağlar, fakat kendi başlarına öğrenen örgütleri oluşturamazlar. İşin yapılış tarzı ile değişim arasında ilişki kurulmadığı sürece sadece ilerleme yönünde bir potansiyelin varlığından söz edilebilir. Öğrenen organizasyon beş temel aktivitede uzmanlaşmıştır; sistematik sorun çözme, yeni yaklaşımlarla deneyim gerçekleştirme, kendi deneyimlerinden ve geçmişten öğrenme, diğerlerinden öğrenme ve örgütte hızlı ve etkin bilgi transferi gerçekleştirme. (Garvin,1993:80)

Örgütsel öğrenme, yazarların farklı adlandırdıkları temel iki düzeyde oluşmakta Argyris tek ve çift etaplı öğrenme arasındaki farklılığı şu şekilde belirtmektedir. Hataları tespit etme ve düzeltme süreci, organizasyonların, mevcut politika ve amaçlarını, sürdürme ve başarmalarına imkan sağlar. Bu tek-etaplı öğrenmeye bir örnektir. Çiftetaplı öğrenmede ise, hatalar tespit edilir, düzeltilir ve oluşumuna yol açan örgütsel normlar, politikalar ve amaçlar da değiştirilir (Argyris ve Schön,1996:21) Tek etaplı öğrenmede, örgüt üyeleri, hataları bulup düzelterek çevrelerindeki değişimlere tepkide bulunurlar, fakat mevcut örgüt normlarını korurlar. Bu öğrenme düzeyi, herhangi bir düşünce veya sorgulamayı teşvik etmez veya getirmez. Tek-etaplı öğrenmede, mevcut sorunların çözümüne odaklanılır; sorunları üreten davranışlar veya anlayışlar (tarihsel ve güncel bağlarıyla birlikte) incelenmeden bırakılırdır ve hatta bazı yazarlar buna bir üçüncü boyut daha eklemektedirler

Çift-etaplı öğrenme, mevcut süreçleri izlemekle kalmaz, örgütün kültürünü, amaçlarını, strateji ve yapısını da değiştirmeyi amaçlar. Çiftetaplı öğrenme, örgütün bilgi tabanı, uzmanlık ve rutinlerini değiştirmeyle ilgilidir. Böylelikle sorun çözücüler sorunu gidermekle kalmaz ayrıca onunla ilişkili nedensel faktörleri de incelerler. Çift-etaplı öğrenme, strateji ve varsayımların yanında mevcut teorinin değerlerini de değiştirir. Çift-etaplı öğrenme, stratejinin sunduğu değerler ve stratejilerin ve eylemlerin gözlemlenen etkilerinin birleştiği iki etaplı bir geribildirim süreci sağlar

3.Bilgi Yönetimi

Bilgi belli bir yapıya bağlı olarak işlenmiş, kullanıcıları için anlamlı olan, mevcut ve gelecekteki kararlar için anlam ifade eden, algılanan veya gerçek değeri olan veriler” olarak tanımlanmaktadır (Çoban, 1997:155). 

Bilgi yönetimi ise, farklı kaynaklarda farklı yazarlarca, farklı şekilde tanımlanmakla birlikte genel bir açıklamayla bilgi yönetimi, veri, enformasyon ve bilgiyi kapsayan, onların elde edilmesi, dağıtılması, yorumlanması ve uygulanmasını inceleyen geniş bir süreçtir. Bilgi yönetimi, kayıtlı veya kayıtsız organizasyon verilerini ve kişisel bilgi ve tecrübeye dayalı birikimleri, toplayıp, düzen altına alıp, yararlı bilgi haline getirerek bunları doğru zamanlarda, doğru kimselerin, istenilen her yerden ulaşabilmesi, organizasyonun entelektüel mülkünü arttırmak, tekrarlanan işlerin tamamının teknolojik araçlarla yapılmasını sağlama sonucunda pozitif iş neticeleri elde etmek amacıyla yapılan bir dizi teknolojik ve kültürel işlemlerdir (Karakaş, 2003). Bir başka açıdan bilgi yönetimi, “örgütsel amaçların daha iyi bir şekilde elde edilmesi için, bireylere, takımlara ve tüm örgütte bilginin kolektif ve sistematik olarak yaratılması, paylaşılması ve uygulanması için olanak sağlayan bir disiplin” olarak tanımlanmıştır (Barutçugil, 2001:50).

Bilgi yönetimi süreci, birçok yazara göre, bilginin elde edilmesi, depolanması, yorumlanması ve uygulanması basamaklarından oluşan bir sistem olarak ele alınmaktadır. Örneğin; Huber, bilgi yönetimi sürecini, “bilginin elde edilmesi, dağıtılması, yorumlanması, ve örgütsel bellek” olarak (Huber, 1991:88-103); Klimecki ile Klimecki vd., “bilginin elde edilmesi, işlenmesi, kaydedilmesi süreci” olarak (Klimecki vd, 1994: 1-6; Klimecki, 1999:12-30; Klimecki vd., 1999:6-30); Bhatt, “bilginin yaratılması, kabul edilmesi, düzenlenmesi, dağıtılması ve kullanımı” olarak (Bhatt, 2001, 71-75), Alavi ve Leidner, “bilginin yaratılması, depolanması/düzenlenmesi, transferi, uygulanması” olarak (Alavi ve Leidner, 2001:114-125) incelemektedir. 

4.Bilişim Teknolojileri

Konuyla ilgili literatür incelendiğinde, bilişim teknolojilerinin kullanımına ilişkin kabul görmüş evrensel bir tanımının olmadığı görülmektedir. Bununla birlikte kavram, bilişim ve teknoloji kavramlarının bir karması olarak düşünülebilir.

Bilişim kelimesi, en yaygın şekliyle, bilginin işlenmesi, depolanarak saklanması, bilginin teknik araçlara en hızlı ve en kolay yoldan iletilerek bilgi akışının sağlanması demektir. Bilişim teknolojilerinin başlangıç noktası bu süreçtir (Kılan, 1988:352-353).

İkinci kavram ise teknolojidir. Teknoloji kavramı genel olarak, ‘üretim faaliyetinde bulunurken insanların kullandığı yol ve yöntemler’ veya ‘bilimsel bilginin insan yaşamına hizmet amacıyla uygulanması ve kullanılması’ (Nichols, 1993:169) olarak ifade edilmektedir. İki kavramın bileşiminden oluşan bilişim teknolojileri kavramı ise iki şekilde tanımlanmaktadır. Birinci ve dar anlamdaki tanıma göre, bilişim teknolojisi, bilgisayarları fiziksel yapısını oluşturan donanım ile donanım faaliyetlerini yönlendirilen komutlar olarak tanımlanmış ve yazılım ile sınırlandırılmıştır. İkinci ve daha kapsamlı bir tanıma göre ise bilişim teknolojisi, işletmelerde karar alan yöneticilere bilgi ve veri kazandırarak işletme süreçlerinin işleyişini sağlayan teknoloji uygulamalarıdır (Daniels, 1993:36).

4.1.Bilişim Teknolojilerinin Örgüt Üzerine Etkisi

Bilişim teknolojilerinin kullanımı çalışma şartlarından, örgütsel yapıya, insan kaynakları yönetiminden işyerinin yeniden yapılanmasına kadar ilgili bütün alanlarda örgüt işleyişine etki etmiştir. Bilişim teknolojileri, kitle üretimi yerine esnek uzmanlaşmayı, dikey örgütlenmiş bü- yük örgütler yerine birbiri ile irtibatlı alt gruplar şeklinde yatay örgütlenmeye (şebeke tipi örgütler) zihinsel ve bedeni gücün birbirinden ayrılmasına dayanan net bir işbölümü ve yakından denetim yerine düşünme ve eylemi birleştiren esnek firma anlayışını, klasik emir-komuta ilişkisi yerine ekip çalışması ve çalışanların katılım mekanizmalarının işletildiği yeni demokratik yapılanmalara kayışı getirmiştir. Kısaca, tekelci, teknokratik ve bürokratik işleyiş yeni örgüt ortamı ve güç dinamiğinde yönetsel desantralizasyon ağırlık kazanmıştır (Erkan, 1994:121- 123).

4.2.Hiyerarşik Yapı Üzerine Etkisi

Bilişim teknolojilerinin örgütlerin merkezi ya da merkezi olmayan (adem-i merkezi) yapılanmasına etkisi konusunda literatürde birbiriyle çelişkili sonuçlar ortaya koyulmuş- tur. Bu bağlamda bir taraftan bilişim teknolojilerinin yukarı doğru bilgi akışını kolaylaştırıp karaların merkezden alınması aracılığıyla merkezileşmeye neden olduğu üzerinde durulurken, diğer taraftan da bu teknolojilerin yetkinin birim ve bireyler arasında dağılmasına imkan vermesi dolayısıyla adem-i merkeziyetçi uygulamalara yol açtığı belirtilmiştir (Wriston, 1994; 96-98). Ancak bu iki zıt görüşün dışında teknoloji kullanımının örgüt yapısı üzerinde hiçbir değişime yol açmayacağını savunanlar da vardır.

Bilişim teknolojilerinin merkezileşmeye yol açtığını savunanların başında (Simon, 1960) ve Whisler (1970) gelmektedir. Simon, bilişim teknolojilerinin merkeziyetçi eğilimi kuvvetlendirmesini bilgisayar ortamındaki karar fonksiyonlarındaki eşgüdümüyle ilişkilendirirken; Whisler, bilişim teknolojilerinin karar alma gücünü yukarı kademelere doğru kaydırdığını ve bu bağlamda yukarı bilgi aktarma fonksiyonunu icra eden orta kademe yöneticilerin dahi bu gelişme ile ortadan kalkacağı (Whisler, 1970b,: 53) üzerinde durmuştur.

Wriston (1994) aynı görüşü, yeni teknolojik sistemlerin hiyerarşik yapıları alt üst ettiği, onları düzleştirdiği ve işleri sadece ana kademeler arasındaki bilgi akışını sağlamak olan mesleki kategorileri ortadan kaldırdığını belirterek desteklemiştir (O’Brien, 1993; 458). Drucker (1994) ise klasik örgütteki emir komuta zincirinin aksine bilgi teknolojilerinin çok daha düşük düzeyde yönetim gerektirdiğine ve durumun orta kademenin tamamen ortadan kalkmasına neden olurken, üst düzey yöneticilik işlevlerini ise yaygınlaştırdığını belirtmiştir (Drucker, 1994 :167-168)